东(dong)莞货代进出口(kou)操作流程

订舱

1.客户向货代订舱(订舱必须显示：托(tuo)运人/发货人、船(chuan)公司/船(chuan)名(ming)/航次或(huo)船(chuan)期、起运港(gang)、目的港(gang)/中转港(gang)、货名(ming)、柜(ju)型(xing)、柜(ju)量、运费条(tiao)款、托(tuo)运人的签字(zi)、盖章)

2.客服(fu)人员收到订舱单后，需确认(ren)订单

到付货FOB/EXW/FCA：跟国外确认

预付(fu)货(huo)(huo)：Sales(预付(fu)货(huo)(huo))跟客户核对运(yun)价(jia)，在(zai)确认后(hou)由Sales在(zai)订(ding)舱单上签(qian)字(zi)确认，然后(hou)再根据自编的(de)S/O号向相应船公司订(ding)舱。

3.客(ke)服(fu)人(ren)(ren)员需跟(gen)船公司确认(ren)舱(cang)位。订舱(cang)完(wan)毕后(hou)，客(ke)服(fu)人(ren)(ren)员应及时将资料输入公司内部(bu)系统

4.制作对应的操作通知单(dan)，注明与订舱信息(xi)相(xiang)符的信息(xi)，发送给客户，以便客户安排好货物及单(dan)据的递送。

进仓：进仓通知(zhi)单

拖卡：拖卡装箱通(tong)知单

自拉(la)自报：自拉(la)自报协议书

*EXW/FCA：由客(ke)人提供提货通知书，货代安排车队去提货送仓(cang)

进仓、拖车、自拉自报→报关

1.客户行为

①进仓：

客(ke)户收到(dao)(dao)进(jin)(jin)仓(cang)(cang)通知单后(hou)，在确(que)认内附信息无误可以(yi)进(jin)(jin)仓(cang)(cang)后(hou)，需按照进(jin)(jin)仓(cang)(cang)单上的时间(jian)地址准时进(jin)(jin)仓(cang)(cang)。报关(guan)资(zi)料需在规定时间(jian)内寄(ji)送到(dao)(dao)货代(dai)处，以(yi)便(bian)货代(dai)安排报关(guan)。

②拖卡：

客户如需(xu)货(huo)代安排拖(tuo)(tuo)卡(ka)报关，需(xu)在接(jie)收到货(huo)代提供(gong)的拖(tuo)(tuo)卡(ka)装(zhuang)箱通(tong)知(zhi)单后进行确认(ren)，如确认(ren)无误后需(xu)将安排拖(tuo)(tuo)卡(ka)的相(xiang)关信息(拖(tuo)(tuo)卡(ka)时间(jian)、地(di)点、联系人、装(zhuang)箱数(shu)据)正确无误地(di)补(bu)充(chong)到通(tong)知(zhi)单内(nei)，回传给货(huo)代。同(tong)时，需(xu)将报关资料准备齐全在货(huo)代规定的时间(jian)内(nei)寄送到位。

③自拉自报：

客户如需自(zi)拉自(zi)报(bao)，请在(zai)确认好货(huo)代(dai)提供的自(zi)拉自(zi)报(bao)协议书(shu)上的相关(guan)订舱(cang)及费用信(xin)息后，将(jiang)自(zi)拉自(zi)报(bao)协议书(shu)签名盖公(gong)(gong)章先(xian)扫描回传(chuan)货(huo)代(dai)，再(zai)在(zai)收到(dao)货(huo)代(dai)关(guan)于(yu)船公(gong)(gong)司已放(fang)舱(cang)的通知后，凭自(zi)拉自(zi)报(bao)协议书(shu)正本签字盖章原件到(dao)货(huo)代(dai)处领取(qu)箱(xiang)单后自(zi)行(xing)(xing)安(an)排装箱(xiang)进港，并(bing)在(zai)船公(gong)(gong)司规定的截(jie)单时间内(nei)告(gao)知箱(xiang)封(feng)号等信(xin)息给(ji)到(dao)货(huo)代(dai)。另(ling)报(bao)关(guan)也(ye)由客户自(zi)行(xing)(xing)安(an)排其他(ta)货(huo)代(dai)或报(bao)关(guan)行(xing)(xing)进行(xing)(xing)办(ban)理。

2.货代行为

①进仓：

在客户货单均到的情(qing)况下安排出运(yun)：整柜货，通(tong)知(zhi)仓(cang)库提(ti)(ti)箱(xiang)(xiang)(xiang)装(zhuang)(zhuang)箱(xiang)(xiang)(xiang)安排进(jin)(jin)港，接收仓(cang)库提(ti)(ti)供的箱(xiang)(xiang)(xiang)封号(hao)进(jin)(jin)行(xing)截(jie)(jie)单;拼(pin)箱(xiang)(xiang)(xiang)货，转交客服进(jin)(jin)行(xing)拼(pin)箱(xiang)(xiang)(xiang)信(xin)息(顺序、箱(xiang)(xiang)(xiang)型、是否(fou)安排装(zhuang)(zhuang)箱(xiang)(xiang)(xiang)等)确认，通(tong)知(zhi)仓(cang)库进(jin)(jin)行(xing)提(ti)(ti)箱(xiang)(xiang)(xiang)装(zhuang)(zhuang)箱(xiang)(xiang)(xiang)进(jin)(jin)港，接收仓(cang)库提(ti)(ti)供的箱(xiang)(xiang)(xiang)封号(hao)进(jin)(jin)行(xing)截(jie)(jie)单。报关资料移送报关行(xing)进(jin)(jin)行(xing)审单，告知(zhi)预安排报关时间。

*货代确认(ren)客户(hu)到(dao)单到(dao)货情况须知：

⑴货(huo)物进仓情(qing)况(kuang)：

已入(ru)仓：

需确(que)(que)认(ren)(ren)货物与客人(ren)订(ding)舱数据是否相(xiang)符，跟(gen)仓库确(que)(que)认(ren)(ren)货物是否有存在破(po)损变形(xing)油污等情况。如有发(fa)生破(po)损等情况，需跟(gen)客户确(que)(que)认(ren)(ren)。确(que)(que)认(ren)(ren)能出(chu)运(yun)的，需让客户提供相(xiang)应(ying)的保函(han);不能出(chu)运(yun)的，请(qing)配合(he)客户进行返工行为(wei)。(到付(fu)(fu)货FOB原(yuan)则上需跟(gen)国外(wai)进行确(que)(que)认(ren)(ren)是否能出(chu)运(yun)，预(yu)付(fu)(fu)货需跟(gen)客户进行确(que)(que)认(ren)(ren))

未入仓(cang)：

需立(li)刻跟客户(hu)进行确认(ren)是否(fou)出运(yun)，如仍需出运(yun)，需告知(zhi)客户(hu)最晚截止送(song)单送(song)货时间。同(tong)时通知(zhi)客服(fu)(fu)，由客服(fu)(fu)来确认(ren)是否(fou)等该客户(hu)的(de)货。

⑵报(bao)关资(zi)料接收情况(kuang)：

已(yi)接收(shou)：

做好登(deng)记、整理、存档工作，与客户(hu)订舱的信息进(jin)行(xing)基(ji)本数据核实，并查(cha)看资料是否(fou)齐全。提前移(yi)交(jiao)(jiao)至报关(guan)行(xing)进(jin)行(xing)审单(尤其(qi)是需(xu)要进(jin)行(xing)商(shang)检(jian)的单子，需(xu)提早交(jiao)(jiao)到报关(guan)行(xing)进(jin)行(xing)商(shang)检(jian)换单)

未接收：

需(xu)立刻跟客(ke)户进行确(que)认(ren)单据寄(ji)送到位的(de)时(shi)间，并确(que)认(ren)是否(fou)有(you)商检等(deng)特殊情(qing)况。如无法在(zai)规(gui)定时(shi)间内(nei)寄(ji)送到，应由客(ke)户提供(gong)正确(que)完整的(de)扫描(miao)件到我司，正本在(zai)报关(guan)日当天之前务必送到报关(guan)行。

②拖卡：

在(zai)收(shou)到(dao)(dao)客户(hu)回传的(de)拖(tuo)卡装(zhuang)(zhuang)箱(xiang)(xiang)通(tong)知书后，根据(ju)客户(hu)提供的(de)信息以及所(suo)安(an)(an)排船期的(de)截(jie)单(dan)进(jin)港时间通(tong)知合作车(che)队(dui)(dui)安(an)(an)排提箱(xiang)(xiang)、拖(tuo)卡装(zhuang)(zhuang)箱(xiang)(xiang)、进(jin)港等操作。并在(zai)车(che)队(dui)(dui)进(jin)行(xing)安(an)(an)排后告(gao)知客户(hu)前往拖(tuo)卡的(de)车(che)队(dui)(dui)信息以便客户(hu)进(jin)行(xing)核对。在(zai)车(che)队(dui)(dui)提到(dao)(dao)箱(xiang)(xiang)子(zi)后，货代根据(ju)车(che)队(dui)(dui)提供的(de)箱(xiang)(xiang)封号等信息进(jin)行(xing)截(jie)单(dan)。

报关(guan)资料移(yi)送报关(guan)行进行审(shen)单，告知预安(an)排(pai)报关(guan)时间。

③自拉自报：

货(huo)代只需(xu)根(gen)据客户提供的舱单信息(xi)进行截(jie)单，在(zai)船公司规定的截(jie)单时间内将内容填写完整(zheng)且正确的舱单发(fa)给船公司，并确保船公司已接收。

报关事项由客户自行安排。

单(dan)证(zheng)确(que)认(ren)→费用→签单(dan)→归档

1.单(dan)证(zheng)确认(ren)：

在客户到(dao)单(dan)到(dao)货并且已有初步出运信(xin)息后，货代(dai)单(dan)证需根据客户之前提供的订单(dan)进(jin)行提单(dan)相关信(xin)息录入工作，及时发送至客户进(jin)行确(que)认，直到(dao)确(que)认完毕。

注：签单后(hou)客户要求修改提(ti)单，货代(dai)需视情(qing)况加收费(fei)用(yong)。

2.费用(yong)：

确认出运后(hou)，货代需制作(zuo)费(fei)用(yong)，发(fa)送(song)到客(ke)(ke)户处由客(ke)(ke)户进行确认开票事(shi)宜。在客(ke)(ke)户确认后(hou)，货代开具发(fa)票寄送(song)至客(ke)(ke)户以便其付款买单。特殊费(fei)用(yong)的需跟(gen)客(ke)(ke)服/Sales进行确认。

3.签单

①货代提单(dan)：

货代在跟船公司确认(ren)(ren)好离(li)港信息后，单(dan)(dan)证(zheng)需(xu)将(jiang)(jiang)确认(ren)(ren)完毕的提单(dan)(dan)签出，在客(ke)服确认(ren)(ren)无误并(bing)且签字后上交财务保(bao)管。财务在确认(ren)(ren)收到客(ke)户付款后将(jiang)(jiang)提单(dan)(dan)盖章(zhang)后，将(jiang)(jiang)提单(dan)(dan)退到单(dan)(dan)证(zheng)手中，由单(dan)(dan)证(zheng)寄送给客(ke)人或帮(bang)客(ke)户安排电放。

注(zhu)：客户要求电(dian)放(fang)的(de)提单(dan)需收到客户提供的(de)电(dian)放(fang)保函正本、电(dian)放(fang)费和提单(dan)正本后方(fang)能安(an)排电(dian)放(fang)

②海(hai)运(yun)提单(dan)：

海运提(ti)(ti)(ti)单(dan)由船(chuan)公(gong)司(si)签(qian)出，货代(dai)在收到船(chuan)公(gong)司(si)的海运提(ti)(ti)(ti)单(dan)后：正本提(ti)(ti)(ti)单(dan)，需(xu)将(jiang)(jiang)其中(zhong)一(yi)正一(yi)副留底归档(dang)，剩下两正两副需(xu)正本寄出到国外代(dai)理;电放提(ti)(ti)(ti)单(dan)，需(xu)出具电放保函(han)到船(chuan)公(gong)司(si)以便(bian)船(chuan)公(gong)司(si)安排(pai)电放给货代(dai);Seaway bill，只需(xu)将(jiang)(jiang)seaway bill跟(gen)货代(dai)提(ti)(ti)(ti)单(dan)一(yi)起归档(dang)转交(jiao)客服(fu)进行下一(yi)步操作(zuo)即可。

4.归档

客服在收到(dao)船公司的海单文件后，整理好与这(zhei)票单子相关(guan)的海运(yun)费用(yong)、货代提单信息进行整合后扫描存(cun)档，扫描件发送至国(guo)外(wai)。另需(xu)将该票单子进行关(guan)闭(bi)归档。

其他(ta)

1.如由(you)货(huo)代安排(pai)拖车/进(jin)货(huo)代仓库的并(bing)且由(you)货(huo)代安排(pai)报关(guan)的货(huo)物，货(huo)代操作应在船(chuan)公司的免(mian)费(fei)用箱期内(nei)安排(pai)拖柜，并(bing)在免(mian)堆期内(nei)安排(pai)进(jin)港，避(bi)免(mian)产生(sheng)额(e)外(wai)费(fei)用。若有发生(sheng)超(chao)(chao)堆费(fei)、改船(chuan)费(fei)、超(chao)(chao)期柜租等额(e)外(wai)费(fei)用，需立即通知客户，要求其书面(mian)确认，并(bing)做好(hao)登记。

2.客(ke)户(hu)因(yin)各种原因(yin)取消订(ding)舱(cang)的(de)，需要(yao)求(qiu)其书面(mian)确认(ren)，在(zai)(zai)确认(ren)所有发生费用已(yi)结清的(de)情(qing)况下(xia)方可在(zai)(zai)电脑中删除资料。

3.提单缮(shan)制注意(yi)事项：

①提单的内容应完(wan)整(zheng)、准确(que)，必要的信息不可留(liu)空(kong)，包括(kuo)：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL’S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO./SEAL NO.,DELIVERY AGNET 等。

②提(ti)(ti)单表面应清洁(jie)，避(bi)免过多涂(tu)改，一份(fen)提(ti)(ti)单最多不可超过3个更(geng)正(zheng)章。一些(xie)重(zhong)要的项(xiang)目，比如件毛体(ti)数据(ju)、品(pin)名、船名/航次、箱封号等(deng)不可更(geng)改。切记(ji)报关单、提(ti)(ti)单、舱单三单上(shang)的品(pin)名、件毛体(ti)数据(ju)等(deng)数据(ju)须保(bao)持一致。

③客户要(yao)求(qiu)出船(chuan)(chuan)证的。船(chuan)(chuan)证的内容(比如船(chuan)(chuan)级(ji)社、船(chuan)(chuan)龄(ling)的要(yao)求(qiu))应与相关船(chuan)(chuan)公司核实确认。

④原(yuan)则上不能同意客(ke)户倒(dao)签提单的要(yao)求。

⑤海运(yun)(yun)提(ti)单(dan)(dan)原则上归货代所(suo)有(you)，不能提(ti)供(gong)给(ji)客(ke)户海运(yun)(yun)提(ti)单(dan)(dan)，出(chu)给(ji)客(ke)户的(de)提(ti)单(dan)(dan)是由(you)货代提(ti)供(gong)(客(ke)户要求出(chu)直单(dan)(dan)的(de)情况除外)。